Gelen faturalardaki ürün, tutar ve miktar bilgilerinin sistemdeki sipariş kayıtlarıyla eşleştirilerek ilgili personelin onayına sunulması ve onaylanan faturaların muhasebeleştirilmesi, satın alma ve muhasebe departmanları arasında koordinasyon gerektiren yoğun bir süreçtir. Bu eşleştirme ve onay işleminin manuel yürütülmesi, hatalı veya eşleşmeyen faturaların geç fark edilmesine neden olabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), fatura verilerini sistemdeki sipariş verileriyle otomatik olarak karşılaştırarak onay ve muhasebeleştirme sürecini uçtan uca yönetir.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Gelen faturaya ait ürün, tutar ve miktar bilgilerini otomatik olarak çeker.
• Sistemdeki ilgili sipariş verisiyle fatura bilgilerini karşılaştırarak eşleşme kontrolü yapar.
• Sipariş eşleşiyorsa faturayı ilgili personelin onayına gönderir.
• Personel onayı sonrası faturayı muhasebeleştirme işlemine alarak "işlem tamamlandı" bildirimini oluşturur.
• Sipariş eşleşmiyorsa faturayı "eşleşmeyen faturalar" olarak işaretleyerek ilgili sorumluya yönlendirir.
• Eşleşmeyen veya reddedilen faturalar için yetkiliye ve sorumlulara uyarı bildirimi gönderir.
• Tüm eşleşme, onay ve muhasebeleştirme sonuçlarını fatura bazında izlenebilir şekilde raporlar.

Bu sayede muhasebe ve satın alma ekipleri, tüm faturaları tek tek sipariş kayıtlarıyla karşılaştırmak yerine yalnızca robotun işaretlediği eşleşmeyen kayıtlarla ilgilenir. Onaylı faturaların muhasebeleştirilmesi otomatik ve standart şekilde tamamlanır.

Sonuç olarak bu süreç, fatura onay ve muhasebeleştirme işlemlerini otomatikleştirerek hız, doğruluk ve tam izlenebilirlik sağlar.